「前回と同じでお願いします」。電話でそう言われて、受付が過去のやりとりを思い出そうとする。担当したキャストなら覚えているものの、その日は出勤していない。風俗店の現場では、こうした申し送りの取りこぼしが、そのまま接客の質の差になって表れます。

この記事では、CYENの顧客ノート（顧客備考）でスタッフのメモとキャストのメモを分けて残し、担当が変わってもお客様の前提を引き継ぐ運用の作り方を説明します。

申し送りが人の記憶に残ったままの店で起きること

「前回と同じで」に受付が答えられない

常連のお客様ほど、細かい説明を省いて電話をかけてきます。前回のコース、前回のキャスト、待ち合わせの癖。受付がそれを即答できないと、お客様は同じ説明をもう一度させられることになります。利用履歴だけなら受注データから引けますが、「会話は控えめが好み」「到着前に一報がほしい」といった性質は、誰かが文字にして残さないかぎりどこにも残りません。

覚えている人が出勤していない日に崩れる

申し送りが口頭とスタッフの記憶で回っている店は、人が揃っている日はうまくいきます。崩れるのは、いつもの受付が休みの日、担当キャストが移籍した後、新人だけで回す時間帯です。属人化した情報は、抜けた瞬間にゼロになります。紙とExcelで店舗管理を回す限界については、風俗店の管理システム完全ガイドでも整理しています。

風俗店の顧客ノートは2つの欄に分かれている

CYENの顧客ノートは、お客様1人につき1画面。そこにスタッフ備考とキャスト共有備考という2つの欄が縦に並びます。どちらも上書きではなく追記式で、1件ごとに日時と書き手が付いて新しい順に積み上がります。前の書き込みが消えないため、いつ誰がその判断を書いたのかを後からたどれます。

顧客ノートは受注ごとではなく、お客様ごとに1本です。受注フォームに入れた電話番号から同じお客様だと判定されるため、何度目の利用でも過去の申し送りが同じ画面に続きます。1件の予約にだけ効く連絡事項は受注メモ、来店をまたいで残したい前提は顧客ノート、と役割を分けて使います。

スタッフ備考は店から現場への申し送り

スタッフ備考は、受付や店長が書く欄です。電話で聞き取った希望、料金や送迎で伝えた内容、次回に向けた注意点など、店として引き継ぎたい事実を残します。書き手にはログインしているスタッフの名前が入るので、内容の背景を後から本人に聞き直せます。

キャスト共有備考は接客した本人の気づき

キャスト共有備考は、実際に接客したキャストが自分のスマホから書く欄です。店側の画面ではキャスト名と日時が付いて表示されるため、「どのキャストが担当したときの話か」が混ざりません。受付が電話口で拾えない温度感は、この欄に集まります。

キャストのスマホに出るのは担当した予約の分だけ

キャストポータルの顧客備考は、自分が担当する予約の詳細から開きます。開けるのは自分に割り当てられた予約に紐づくお客様だけで、他のキャストの予約から顧客情報をたどることはできません。画面には店側が書いたスタッフ備考が読み取り専用で並び、その下に自分で書き込む入力欄と備考履歴が続きます。

ここに書かれたメモは、同じお客様を次に担当するキャストの画面にも同じように並びます。前任者が口頭で伝えられなくても、次の担当が接客前に目を通せる状態になります。キャスト向けの画面でできることの全体像は、風俗店の顧客管理システム完全ガイドにまとめています。

受注画面から顧客ノートを開く導線

受付が備考を読むために別画面を探す必要はありません。予約ボードで既存の受注を選ぶと、受注フォームの横に顧客備考が表示されます。受注フォームに電話番号を入力した時点でも、その番号の顧客が見つかれば同じ備考が出ます。番号が未登録のお客様なら、該当する顧客がいない旨が表示されます。

備考の下には、その顧客の利用履歴（利用日・キャスト・コース・場所）と会員かどうかが続けて並びます。電話を受けながら、過去の申し送りと利用の流れを同じ画面で確認できる形です。受付から精算までの全体の流れは、予約管理システム完全ガイドで解説しています。

要注意のお客様の情報を共有するときの書き方

トラブルにつながりやすいお客様の情報こそ、次の担当に確実に届ける必要があります。ただし書き方を決めずに運用すると、感情的な表現や根拠のない決めつけが残り、読んだ側が判断を誤ります。次の4点を店のルールにしておくと、顧客ノートが実務で使える情報のまま保たれます。

• 評価ではなく事実を書く。「態度が悪い」ではなく「延長の確認に応じず、30分超過した」と残す。
• いつの話かがわかるように書く。追記式なので日時は自動で付くが、本文にも出来事の日を入れると前後関係がぶれない。
• 次にどうしてほしいかを1行足す。「以後は前金でご案内」「送迎は指定場所まで」など、読んだ人がそのまま動ける形にする。
• 店として伝える内容はスタッフ備考、接客中に感じたことはキャスト共有備考と、書く欄を固定する。

新人スタッフでも同じ判断ができる状態にする

書き方が揃っていれば、入って間もない受付でも前任者と同じ判断ができます。逆に「要注意」とだけ書かれたメモは、読んだ人が何を警戒すればよいのかわからず、結局ベテランに聞き直すことになります。事実と次の対応をセットで残すことが、顧客の情報を共有する仕組みを機能させる条件です。

顧客ノートを使う前と使ったあとの違い

場面	顧客ノートなし	顧客ノートあり
常連からの電話	受付の記憶頼み。担当者が違うと聞き直しが増える	電話番号を入れた時点で過去の申し送りが並ぶ
担当キャストの交代	口頭で伝わらなければ前提がリセットされる	次の担当が接客前に同じメモを読める
要注意のお客様	知っている人だけが身構える	店とキャストの双方に事実として残る
書いた人の確認	誰の話か曖昧なまま伝言が変質する	1件ごとに日時と書き手が残る

よくある質問

顧客ノートは後から書き換えられますか

顧客備考は追記式です。新しい内容を書き足す形で、1件ずつ日時と書き手とともに積み上がります。過去の1件を上書きして消してしまう操作ではないため、判断が変わった経緯も残ります。

キャストが書いたメモは店側から見えますか

見えます。キャストがポータルから書いた内容は、店舗側の顧客備考のキャスト共有備考としてキャスト名と日時つきで表示されます。店側が書いたスタッフ備考とは欄が分かれているため、どちらの立場のメモかが一目で区別できます。

キャストに見せたくない内容も同じ欄に書いてしまいませんか

スタッフ備考はキャストポータルからも読める前提の欄です。金銭交渉の経緯や社内の判断材料など、現場に出す必要のない内容は受注メモや別の管理項目に分け、顧客ノートには接客に必要な申し送りだけを残す運用にしてください。

電話を受けた時点で過去の申し送りを出せますか

受注フォームに電話番号を入力すると、その番号で登録されているお客様の顧客備考と利用履歴が横に表示されます。着信と同時に自動で開く運用にはCTI連携の設定が必要ですが、番号を打ち込む運用だけでも、お客様に聞き直す前に前回までの経緯を読めます。