「そのキャスト、その時間空いてる？」を人間が覚えなくていい仕組み

「そのキャスト、今日の19時は空いていますか？」

電話口でこう聞かれたとき、スタッフがホワイトボード、紙のシフト表、予約メモを順番に確認していると、お客様を待たせてしまいます。記憶を頼りに答えれば、確認漏れやダブルブッキングの原因にもなります。

CYENの予約ボードは、キャストの出勤時間と予約状況を、時間軸上にまとめて表示します。「誰が、何時から何時まで出勤しているか」「すでに予約が入っている時間はどこか」「次に案内できる時間はいつか」を、同じ画面で確認できます。

キャストごとの予定を、横並びの時間軸で確認

予約ボードは、縦軸にキャスト、横軸に時間を配置したタイムライン形式です。キャストの写真と名前、出勤時間、その日の予約枠が横一列に並びます。

スタッフ全員が同じ画面を見るため、「さっき電話を取った人しか状況が分からない」という状態を減らせます。担当者が交代しても、予約状況をもう一度聞き直したり、メモを探したりする必要がありません。

空き状況が見えるだけでは、受付業務はまだ終わりません。確認したキャスト名と時間を、別の受注画面へ入力し直す作業が残るからです。

CYENでは、予約ボード上の空き時間をクリックすると、その位置に応じたキャスト、利用日、予約時刻が、画面下の受注フォームへ反映されます。時間は30分単位で選択されます。

あとは電話番号、コース、場所など、予約に必要な残りの項目を入力します。キャストを選ぶと対応可能なコースが連動し、同じ時間帯に重なる予約がないかもシステムが確認します。

「見た時間」と「入力した時間」がずれる転記ミスを減らし、空き確認から受注入力までを一続きの操作にできるのがポイントです。

長く働いているスタッフは、キャストの出勤時間や予約の入り方を経験で把握しているかもしれません。しかし、その情報が個人の記憶にしかないと、新人スタッフは毎回誰かに確認しなければ受付できません。

予約ボードが共通の判断材料になれば、受付経験の長さにかかわらず、同じ情報を見ながら案内できます。ベテランスタッフの記憶を否定するのではなく、その知識を店舗全体で共有できる状態に変える仕組みです。

受付で必要なのは、すべての予定を覚えることではありません。正しい情報を、必要な瞬間にすぐ確認できることです。

CYENの予約ボードなら、キャストの出勤と予約を1画面に集約し、空き時間の確認から受注フォームの入力までをスムーズにつなげられます。電話を保留にしたままメモを探す時間も、担当者に聞きに行く回数も減らせます。

まずは、毎日の受付で何度も繰り返している「その時間、空いている？」の確認から、仕組みに任せてみませんか。