キャストによって対応できるコースが違う店舗では、受付のたびに「このコースは対応できたか」を確認する時間が生まれます。記憶違いのまま予約を進めれば、後からお客様へ変更をお願いすることにもなりかねません。CYENの受注フォームは、キャストを選ぶと、そのキャストが対応できるコースだけを候補に表示します。

この記事では、対応コースを管理情報として登録し、それを受付の画面へ直接反映させる考え方を説明します。

確認電話が生む3つの損失

• お客様の待ち時間：保留にして確認する数十秒が、離脱の原因になる。
• キャストの中断：待機中や移動中の本人に確認すると、現場の作業が止まる。
• 店長への集中：判断できるのが一人だと、その人が不在のとき受付が進まない。

いずれも一件あたりは小さいものの、キャスト数とコース数の掛け算で発生頻度が決まります。在籍20名でコースが5種類あれば、組み合わせは100通りです。全員が正確に記憶している前提の運用には無理があります。

キャスト選択とコース候補が連動する

フリー受注では利用可能な全コースを表示し、キャストを指定すると対応可能なコースへ絞り込みます。受付スタッフは長い一覧から対象を探したり、別の管理表で対応可否を照合したりせず、画面に残った候補から選択できます。

対応コースはキャスト設定で管理する

登録はキャスト設定から行います。キャストごとに、接客できるコースとオプションにチェックを入れるだけです。新しいコースを追加したときや、キャストが対応範囲を広げたときも、この画面を更新すれば受注フォームの挙動が変わります。受付側で覚え直す作業は発生しません。

オプションも同じ仕組みで管理されます。対応オプションを設定しておけば、受注時にそのキャストが対応するオプションのみが表示されるため、コースと同様に選択ミスを防げます。

対応コースの管理を別表で持つと崩れる

多くの店舗では、キャストごとの対応コースをExcelや手書きの一覧で管理しています。この方式が崩れる理由は明確で、更新のタイミングが受付業務と切り離されているためです。キャストが対応範囲を広げても、一覧の更新が後回しになれば、受付は古い情報のまま案内します。

さらに、一覧が印刷されて受付席に置かれていると、更新のたびに刷り直しと差し替えが必要になります。差し替え漏れが一枚でもあると、そこから誤った案内が生まれます。管理情報を参照する場所と、実際に選択する場所が離れているほど、ずれは起きやすくなります。対応コースの管理を受注フォームと一体にする意味は、この距離をなくすことにあります。

確認電話や聞き直しを減らせる

受付中にキャスト本人や店長へ確認すると、お客様を待たせるだけでなく、現場の作業も中断させます。対応コースがフォームへ反映されていれば、受付担当者はその場で案内を続けられます。電話が集中する時間帯でも、一件ごとの確認回数を減らし、受注を滑らかに進められます。

表示されないコースを誤って選ぶ余地が減ることも重要です。注意書きを読んで覚える方式ではなく、選択肢そのものを正しい範囲へ絞るため、新人スタッフでも同じ手順で受付できます。

方式	誤選択の可能性	教育コスト
スタッフの記憶に任せる	高い	キャストごとに覚える必要がある
別表を用意して照合する	中程度	表の場所と更新ルールを教える
選択肢を絞り込む	低い	画面の候補から選ぶだけ

キャスト情報を受付業務に活かす

キャストの対応コースを登録しても、受付時に参照されなければ管理情報は活きません。キャスト管理の情報と受注フォームをつなげることで、登録内容を日々の判断に反映します。担当者が変わっても、同じ情報を基準に案内できます。

これは対応コースに限った話ではありません。キャスト設定に登録した在籍状態、公開の可否、バックランク、写真やプロフィールも、それぞれ予約ボード、フロントサイト、バック計算へつながります。管理情報を一度登録すれば複数の場面で使われる構造になっているため、登録の手間が一度で済みます。

「知っている人に聞く」運用から「画面の候補を確認する」運用へ変えると、教育と引き継ぎも簡単になります。対応可否の確認を仕組みに任せ、受付スタッフは希望時間や案内内容など、お客様との会話に集中できます。

運用を始めるときの手順

1. コースとオプションを店舗設定へ登録する：名称、料金、バック金額、所要時間まで入れる。
2. キャストごとに対応可否をチェックする：在籍者全員分を一度に済ませる。
3. 受注フォームで絞り込みを確認する：数名分を実際に選び、意図どおりの候補が出るか見る。
4. 既存の紙の一覧を撤去する：残すと二重管理になり、更新漏れの原因になります。

最初の登録に時間はかかりますが、一度きりの作業です。以降はキャストの入店時と対応範囲の変更時にだけ更新すれば、受付側の運用は自動的に追随します。入店手続きのチェックリストに「対応コースの設定」を入れておくと、設定漏れを防げます。

よくある質問

新しいコースを追加したらどうなりますか

コースを追加しただけでは、どのキャストにも紐づいていない状態です。キャスト設定で対応にチェックを入れて初めて、そのキャストの受注時に候補として表示されます。コース追加とキャストへの割り当てをセットの作業として運用に組み込んでください。

一時的に特定のコースを止めたい場合は

そのキャストの対応コースからチェックを外せば、以降の受注では候補に出なくなります。店舗全体で止める場合は、コース設定の有効チェックを外すことで、受注時に非表示にできます。用途に応じて使い分けてください。

フリー指名の場合はどう表示されますか

キャストを指定していない段階では、利用可能な全コースが表示されます。お客様の希望コースを先に伺い、その後でキャストを選ぶ流れでも運用できます。キャストを選んだ時点で対応外のコースだった場合は、候補から外れるため気づけます。希望コースを優先するか、キャストの指定を優先するかは、その場でお客様に確認して決められます。