「今日、体調が悪いので17時で上がりたい」。開店前にキャストから一本の連絡が入ります。受付は出勤表を書き直し、サイトの出勤情報を直し、入っている予約を思い出しながら電話をかけます。この3つの作業のどれか一つが抜けると、18時の予約に誰も入れない状態が当日まで残ります。

この記事では、キャストの急なシフト変更が起きたときに、どの画面を、どの順番で見て、何を決めればよいのかを、CYENの予約ボードと出勤管理、そして公開出勤情報に沿って整理します。

急なシフト変更で止まるのは「変更そのもの」ではない

出勤時間を1時間早めること自体は、どの店舗でも数十秒で終わります。現場が消耗するのはその後です。遅刻、早上がり、当日欠勤のどれであっても、店舗は同じ問いに答えることになります。

• 変更にぶつかる予約は、何時のどれか
• その予約は、別のキャストに振り替えるのか、時間をずらすのか、お断りするのか
• お客様への連絡は誰がするのか
• これから入る新しい予約を、どこで止めるのか
• サイトに出ている出勤情報は、いつ直るのか

この5つを、電話を受けながら記憶だけで処理しようとすると漏れます。シフト変更の対応は、手順として固定できる作業です。

更新先が分かれていると確認漏れが起きる

店内の予定と公開情報がずれる

紙の出勤表とホームページの本日出勤が別々に管理されていると、片方だけが新しい状態になります。受付は17時上がりのつもりで電話を取り、サイトを見たお客様は19時まで空いていると思って問い合わせます。店内の出勤表と公開出勤情報を1か所の入力でそろえる考え方は、本日出勤ページの自動更新と公開シフトの運用で詳しく扱っています。

すでに入っている予約は自動では動かない

ここが対応の要点です。出勤時間を短くしても、その時間帯にすでに入っている予約は消えません。自動キャンセルも、お客様への自動連絡も行われません。予約をどうするかは、店舗が1件ずつ決める判断だからです。システムの役割は、判断する対象を見落とさないように並べて見せることにあります。

キャストのシフト変更に対応する手順

手順1・予約ボードで影響する予約を先に見つける

先に出勤を書き換えたくなりますが、順番は逆です。予約ボードでその営業日を開くと、キャストごとの行に出勤時間の帯が敷かれ、その上に予約ブロックが時刻どおりに並びます。変更後の終了時刻より後ろに予約が残っていれば、それが対応の必要な予約です。

ブロックには予約時刻とコース時間が入っています。帯の中に収まっている予約はそのまま進められ、外に出た予約だけを拾えばよいので、予約表を上から全部読み直す必要がありません。

手順2・残った予約の扱いと連絡の担当を決める

拾い出した予約ごとに、別のキャストへの振り替え、時間の前倒し、お断りのどれにするかを決めます。振り替え先を探すときも同じ画面が使えます。同じ時間帯に空きのある行を横に見ていけば、候補はその場で絞れます。決めた内容と連絡の担当は、この時点で声に出して分担しておきます。

手順3・出勤管理で出勤時間と状態を更新する

対応方針が決まったら出勤管理を開き、該当する出勤を編集します。開始時刻と終了時刻、状態、公開の有無を直して保存するだけです。状態には出勤予定・完売御礼・休みがあり、当日欠勤なら休みを選びます。休みにした出勤は予約ボードの帯から外れ、公開出勤情報にも載らなくなります。営業時間の外にはみ出した時刻や、同じキャストの出勤時間が重なる入力はエラーになるため、打ち間違いはその場で止まります。

その日の受付だけを止めたい場合は、予約ボードの各行にある完売を押して完売御礼にする方法もあります。出勤時間はそのままで、新しい受付だけを締める使い方です。なお、キャストポータルからの出勤申請は、同じ日の出勤がすでに登録されていると承認できません。当日の変更は出勤管理で直接書き換えます。申請を受け取ってから登録するまでの通常の流れは、出勤希望の申請から承認までの流れにまとめています。

出勤時間を直すと、受注の作成画面にも効いてきます。キャストの候補はその日の出勤時間から組み立てられるため、出勤時間の外の時刻では、そのキャストが候補に出てきません。口頭での共有が追いつかなくても、受付が誤って新しい予約を入れてしまう経路がふさがります。

手順4・公開されている出勤情報を見届ける

最後に、お客様が見る本日出勤のページを開きます。公開にしてある出勤はそのまま掲載されるので、保存した時刻が出ていれば更新は完了です。カードには出勤時間とあわせて、今すぐ案内可・本日ご予約可能・本日完売御礼といった案内状況が出ます。これは出勤時間と、その日の予約の埋まり方から判定された表示です。

公開のチェックを外したまま保存すると、店内の予定は新しくなってもサイトには出ません。店内だけで持っておきたい出勤と、公開したい出勤を分けられる仕組みなので、急いでいるときほどここだけは目で押さえておきます。

シフト変更の対応は前後でこう変わる

観点	紙と口頭での運用	CYENでの運用
影響する予約の洗い出し	予約表とメモを突き合わせて探す	出勤時間の帯からはみ出た予約が画面でわかる
新しい受付の停止	受付担当全員へ口頭で伝える	出勤時間の修正か完売で、受付の候補から外れる
公開情報の更新	サイト担当に書き換えを依頼する	出勤を保存すると公開出勤情報に反映される
変更の記録	口頭のやり取りは残らない	出勤一覧に時刻と状態が残る
お客様への連絡	担当があいまいなまま進む	対象の予約が確定するので分担しやすい

自動化されるのは連絡そのものではなく、「誰に連絡すべきかを見つけるまで」の部分です。そこが速くなるだけで、当日の対応はかなり落ち着きます。

店舗側で決めておくこと

画面がそろっていても、誰がいつ触るかが決まっていないと二重連絡や放置が起きます。次の5点は店舗ごとに決めておきます。

• 変更の連絡を受ける窓口を一本化する（電話かポータルの申請か）
• 出勤を書き換える担当を決める（受付か店長か）
• お客様へ連絡する担当と、連絡を入れる期限を決める
• 開店前と夕方など、予約ボードを見直す時刻を決める
• 公開出勤情報の最終確認を誰が行うかを決める

キャストの人数が増えるほど、シフト変更の頻度も上がります。出勤希望の集約から月次の評価までを通した全体像は、風俗店のシフト管理システム完全ガイドで解説しています。

よくある質問

キャストが当日欠勤したら、入っている予約は自動でキャンセルされますか

いいえ。出勤を休みに変えても、すでに入っている予約は残ります。振り替えるのか、お断りするのかは店舗の判断になるためです。予約ボードでその営業日を開き、残っている予約を1件ずつ処理してください。

出勤時間を短くしたあと、その時間に新しい予約が入ってしまいませんか

受注の作成画面に出るキャストの候補は、その日の出勤時間をもとに作られます。出勤時間の外の時刻を指定すると、そのキャストは候補に出てこないため、新規の受付は入りません。すでに入っていた予約だけが残ります。

遅刻の連絡が来たときは、どう直せばよいですか

出勤管理で開始時刻を遅らせて保存します。手前の時間に予約が残っていないかを、先に予約ボードで見ておくと手戻りがありません。営業時間の外や、同じキャストの出勤が重なる時刻は保存できないようになっています。

サイトの出勤情報は別に直す必要がありますか

別の作業は要りません。公開にしてある出勤は、保存した内容がそのまま本日出勤のページに使われます。店内だけで扱いたい出勤は公開のチェックを外しておけば、掲載されません。